Die Herausforderung: Als KFZ Mechaniker oder Werkstattleiter kennst du das: Die Margen sinken, die Kosten steigen und jeder Euro zählt. Aber wie kannst du nun dein Controlling in der Werkstatt so optimieren, dass es nicht nur ein lästiges Übel bleibt, sondern zu deinem besten Freund wird?
Der Kampf: Viele Unternehmer in der Automobilbranche haben oft das Gefühl, im Dunkeln zu tappen. Die Herausforderungen sind vielfältig: Hohe Materialkosten, ineffiziente Prozesse und die ständige Notwendigkeit zur Weiterbildung deiner Mitarbeiter. Wo anfangen? Und wie bleibt das Controlling in der Werkstatt profitabel?
Verkaufte Stunden zu Anwesenheitsstunden der Mitarbeiter.
Wie viele Stunden eines produktiven Mitarbeiter können verkauft werden?
Hier schlummert oft enormes, bislang unentdecktes Potenzial. Prüfe deine Arbeitsprozesse und gleiche die Aufwände in der Rechnung an. Häufig liegt die Differenz zwischen der Anwesenheit und den verrechneten Stunden nicht an mangelnder Auslastung, sondern an fehlender Transparenz, ungenauer Zeiterfassung oder nicht abgerechneten Zusatzleistungen.
Die Kennzahl „Verkaufte Stunden zu Anwesenheitsstunden“ (auch Auslastung genannt) ist eine der wichtigsten betriebswirtschaftlichen Steuergrößen in jeder Werkstatt. Ziel ist eine möglichst hohe Quote – idealerweise über 75%. Wenn du feststellst, dass du nur 60 % Deiner Anwesenheitsstunden fakturierst, bleibt bares Geld auf der Strecke.
Für ein gutes Controlling in der Werkstatt solltest du dir daher ansehen:
Werden alle Leistungen vollständig und korrekt erfasst?
Gibt es Leerlaufzeiten, die vermieden werden könnten?
Sind deine Mitarbeiter optimal eingesetzt?
Nutzt du digitale Tools, um Aufträge und Zeiten effizient zu steuern?
Kann eine halbe Stunde pro Werkstattmitarbeiter und Tag zusätzlich verkauft werden, summiert sich das in einem durchschnittlichen Betrieb mit 3,3 produktiven Mitarbeitern im Jahr schnell auf Werte um 40 Tausend €.
Was erwirtschaftet der Betrieb tatsächlich je verkaufte Stunde an Dienstleistung (im Gegensatz zum ausgehangenen Stundenverrechnungssatz) sowie an Material Rohertrag je verkaufte Stunde? Welchen Betrag benötige ich pro verkaufte Stunde zur Deckung meiner Kosten?
Zwischen dem offiziellen Stundenverrechnungssatz und dem tatsächlichen Ertrag pro Stunde klafft in vielen Betrieben eine beachtliche Lücke. Der ausgehangene Satz ist zwar eine wichtige Orientierung – doch entscheidend ist, was nach Abzug aller direkten und indirekten Kosten wirklich übrig bleibt.
Denn: Es zählt nicht nur, wie viel du abrechnest, sondern wie effizient du abrechnest.
Verrechnest du z. B. 100 € pro Stunde, bleiben nach Abzug von Lohnkosten, Sozialabgaben, Gemeinkosten, Miete, Energie, Verwaltung und weiteren Betriebskosten möglicherweise nur noch 6-8 € Ertrag übrig. Genau hier wird es kritisch:
Kennst du Deinen Mindeststundensatz zur Kostendeckung?
Das ist der Betrag, den du mindestens pro Stunde erzielen musst, um nicht draufzuzahlen. Und dieser verändert sich laufend – durch Lohnerhöhungen, Inflation, steigende Energiekosten oder Investitionen.
Bereits eine Erhöhung von 4 € pro Stunde bedeutet im durchschnittlichen Betrieb mit 3,3 Mitarbeitern (bei einer angenommenen Auslastung von 75%) 17 Tausend € mehr Rohertrag/Gewinn.
Nicht nur im Einkauf liegt das Potenzial, auch der Verkauf bestimmt den Gewinn. Meist wird nur über den Stundenverrechnungssatz gesprochen. Dabei kommt ein Drittel des gesamten Rohertrags einer Werkstatt aus den Materialerträgen. Daher lohnt es sich die Materialkalkulation genauer zu betrachten.
Denn gerade im Teileverkauf schlummert viel ungenutztes Potenzial.
Viele Betriebe kalkulieren nur die gängigen Ersatzteile mit einem fixen Aufschlag – etwa Bremsen, Filter, Öle. Doch Nicht-Schnelldreher, also weniger häufig verbaute, aber oftmals teurere Komponenten, werden oft ohne saubere Kalkulation weitergegeben. Hier lässt sich durch eine aktive, differenzierte Preisgestaltung ein deutlich höherer Ertrag erzielen.
Auch Kleinteile und Zubehör sind stille Margenträger – oder stille Verlustquellen, wenn sie nicht oder nur unzureichend verrechnet werden. Ob Kabelbinder, Dichtungen, Schrauben oder Schellen: Diese Teile summieren sich über den Monat zu mehreren hundert Euro – bei größeren Werkstätten sogar zu mehreren tausend. Und dennoch werden sie oft pauschal oder gar nicht berechnet.
💡 Was du für dein Controlling in der Werkstatt tun kannst:
Kalkuliere auch seltene Teile aktiv
Erfasse Kleinteile transparent: Richte z. B. eine Position „Kleinteilepauschale“ ein – praxisgerecht, nachvollziehbar und sogar automatisiert. ➡️ automatisch berechnete Position einfügen
Analysiere regelmäßig den Rohertrag pro Stunde
Wird die Durchschnitts-Marge durch diese Maßnahmen um nur ca. 4% auf ca. 42% angehoben,
erwirtschaftet ein Kfz-Betrieb mit 3,3 prod. Mitarbeitern ca. 31 Tausend € mehr Gewinn im Jahr.
Werkstätten sollten Durchschnittswerte der Branche beobachten und sich mit anderen Werkstätten in ihrer Umgebung vergleichen, um wettbewerbsfähig, effizient und kundenorientiert zu bleiben. Hier sind die wichtigsten Gründe dafür:
Der Vergleich mit Branchen-Durchschnittswerten (z. B. Umsatz pro Auftrag, durchschnittliche Reparaturdauer, Stundensätze) hilft zu erkennen, wo man im Markt steht.
Wenn du weißt, dass andere Werkstätten bei gleichen Leistungen schneller oder günstiger arbeiten, kannst du deine Abläufe und Preise überdenken.
Der Vergleich hilft, faire und wettbewerbsfähige Preise zu gestalten. Zu hohe Preise können Kunden abschrecken, zu niedrige mindern deinen Gewinn.
Wenn du siehst, dass andere Werkstätten mit ähnlicher Größe mehr Aufträge oder kürzere Durchlaufzeiten haben, kann das ein Hinweis auf optimierbare Prozesse oder bessere Personaleinsatzplanung sein.
Ob du investieren solltest (z. B. in neue Hebebühnen, Tools, Digitalisierung), lässt sich besser einschätzen, wenn du weißt, was in der Branche Standard ist.
Werkstätten, die sich bewusst mit dem Wettbewerb vergleichen und daran wachsen, wirken professioneller und vertrauenswürdiger.
Hilfestellung bei der Orientierung im Kennzahlen-Dschungel gibt der Kennzahlen-Kompass Autoservice. Er zeigt dir die wichtigsten Kennzahlen für deinen Kfz Betrieb im Vergleich zu den Durchschnittswerten der Branche und den Benchmark Werten. Das heißt, du als Werkstattinhaber kannst genau sehen, wie die wirtschaftliche Situation des eigenen Betriebes im Vergleich zu den Kollegen ist.
Zusätzlich bietet das Tool einen Beratungs-Support an – sowohl bei der Eingabe der Zahlen als auch der gemeinsamen Interpretation inklusive individueller Umsetzungs-Empfehlungen in der Praxis.
Eine Potenzialanalyse des Einzugsgebiets ermöglicht es dir, das konkret dort vorhandene Potenzial in den einzelnen Geschäftsfeldern (z.B. Mechanik und Inspektion, Bremsen und Reifen) zu erkennen und die eigenen Marktanteile zu sehen.
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