Buchhaltung reduzieren und automatisieren
Hand aufs Herz – Was machen Sie lieber, einen komplexen Motor reparieren oder stundenlang Belege sortieren? Die Antwort ist klar. Doch die Buchhaltung gehört nun mal zum Geschäft.
Die gute Nachricht: Dank moderner Softwarelösungen muss die Vorbereitung für deinen Steuerberater keine lästige Mammutaufgabe mehr sein. Im Gegenteil, wir zeigen dir, wie du deine Buchhaltung mit easyWerkstatt reduzieren und automatisieren kannst. Außerdem wie du deine Steuerberatung bzw. Buchhaltung nahtlos in deine Prozesse einbinden kannst
Das Ziel: Deine Werkstatt kümmert sich um die Kundenfahrzeuge, easyWerkstatt um die korrekten Ausgangsrechnungen und Exportdateien und dein Steuerberater um den Rest
Was musst du tun um die Buchhaltung reduzieren und automatisieren zu können?
Das tägliches Geschäft – Rechnungen, Angebote, Aufträge – werden schnell und einfach in easyWerkstatt erledigt. Das ist die halbe Miete. Denn alle Einnahmen werden hier automatisch und GoBD-konform erfasst und dokumentiert.
Dein Aufwand reduziert sich damit auf zwei Punkte:
1. Die Verwaltung der Eingangsrechnungen
easyWerkstatt erstellt die Ausgangsrechnungen automatisch und liefert die korrekten Exportdaten für deine Steuerberatung. Was extern verwaltet werde muss, sind die Eingangsrechnungen – also Belege für Materialeinkauf, Miete, Werkzeuge, Verbrauchsmaterial, etc.
Eingangsbelege von Dritten:
- Material- und Teilelieferanten
- Miete, Pacht, Leasingraten
- Betriebskosten (Strom, Gas, Wasser, Internet)
- Werkzeuge, Büromaterial, Verbrauchsmaterial
- Tankbelege und Reisekosten
- Lohn- und Gehaltsunterlagen (die meisten Kanzleien erledigen das, aber die monatlichen Abrechnungen musst du übergeben)
- Bankauszüge (auch wenn viele Kanzleien diese direkt abrufen können)
Profi-Tipp: Digitale Belegverwaltung
1. Beleg sofort digitalisieren: Egal, ob du eine PDF-Rechnung per E-Mail erhältst oder einen Tankbeleg in die Hand gedrückt bekommst – sofort digitalisieren. Fotografiere Papierbelege direkt mit dem Smartphone oder nutze einen Dokumentenscanner. PDF-Rechnungen kannst du gleich in einen Ordner verschieben. 2. Zentrale Ablage: Speichere alle digitalisierten Eingangsrechnungen monatlich sortiert in einem einzigen Cloud-Ordner (z.B. OneDrive, Dropbox, Google Drive). 3. Monatliche Übergabe: Am Monatsende bekommt deine Kanzlei einfach einen Link zu dem aktuellen Monats-Ordner oder lege die Dateien in einem gemeinsamen Austauschportal ab. Der Vorteil: Die Kanzlei hat alle Belege gesammelt, vollständig und digital – der Buchhaltungsaufwand für dich als Werkstatt ist damit erledigt.
2. Die Einrichtung des Buchhaltungsexports
Unter Optionen → Buchhaltung werden einmalig die notwendigen Voreinstellungen festgelegt. Hier werde in Absprache mit der Steuerberatung die Erlöskonten, Steuercodes und für DATEV-Nutzer die Berater- und Mandantennummer eingetragen.
Dank dieser Voreinstellung sind die Ausgangsdaten von easyWerkstatt so aufbereitet, dass sie perfekt in die Buchhaltungsprogramme (DATEV, BMD, RZL, etc.) passen!
Das kann exportiert werden
- Ausgangsrechnungen: Alle erstellten Rechnungen im passenden Format (CSV, DATEV, PDF etc.).
- Kassenbuch: Eine lückenlose und chronologische Aufzeichnung aller Bareinnahmen und -ausgaben.
- Berichte: Übersichten über Einnahmen, Umsätze und mehr.
- Kunden- und Fahrzeugdaten: Für eine saubere Debitoren-Verwaltung.
- Positionen: Welcher Artikel wurde wann und wie oft verkauft?
- Reifenlager: Welche Kundenreifen sind im Lager?
- §57a / TÜV Prüfungen: Wann ist die nächste Überprüfung fällig?
Praktisch: Ein eigener Zugang für deinen Steuerberater
Der größte Zeit- und Nervensparer ist ein eigener Benutzer für deine Steuerberatung oder Buchhaltung. Anstatt jeden Monat mühsam Exportdateien zu ziehen und zu versenden, kann die Kanzlei die notwendigen Daten einfach selbst abrufen – wann sie benötigt werden.
Volle Kontrolle, maximale Sicherheit
Unter “Optionen → Benutzer → Benutzer einladen” kannst du mit der Mailadresse eine Einladungsmail zu easyWerkstatt versenden. Das Passwort kann sich der Benutzer selbst festlegen.
Der Vorteil
- Zugriff nur auf Buchhaltungsrelevantes: Die Kanzlei sieht alle Rechnungen, das Kassenbuch und kann die notwendigen Buchhaltungsexporte durchführen.
- Eingeschränkte Sichtbarkeit: Der Zugriff beschränkt sich auf das, was wirklich benötigt wird. Ihre Kanzlei sieht keine privaten Notizen oder andere Werkstatt-Details, die für die Buchhaltung irrelevant sind.
Fazit für eine stressfreie Buchhaltung:
easyWerkstatt ist mehr als nur ein Rechnungsprogramm – es ist dein Partner für eine weitgehend automatisierte Buchhaltungsvorbereitung.
Konzentriere dich auf das, was du am besten kannst: Fahrzeuge warten und reparieren. easyWerkstatt und deine Steuerberatung kümmern sich um den Rest.
Wie kannst du die Funktion in easyWerkstatt nutzen?
Entweder, du hast das Komplettpaket gebucht indem du alle Funktionen zur Verfügung hast.
Oder, du hast den Kleinunternehmertarif bzw. Basistarif gewählt und buchst die das Zusatzpaket: „Kassenbuch & Buchhaltungsexporte“ dazu.
To-do-Liste für eine stressfreie Buchhaltung:
- Einmalig: Buchhaltungsexport-Einstellungen mit der Kanzlei abstimmen und in easyWerkstatt eintragen.
- Einmalig: Steuerberatung einen eigenen Benutzer-Account mit der Berechtigung „Steuerberater“ einrichten.
- Laufend: Eingangsrechnungen digital verwalten und gesammelt an die Kanzlei übergeben.
Häufige Fragen zum Buchhaltungsexport und Steuerberaterzugang
Ist easyWerkstatt ein Buchhaltungsprogramm?
Nein, easyWerkstatt ist ein Rechnungsprogramm oder auch als DMS-System für deine Werkstatt bekannt. Für die Buchhaltung gibt es bereits sehr gute und günstige Lösungen die in Verbindung mit easyWerkstatt genutzt werden können.
Welche Belege muss ich selbst verwalten?
Du musst nur Eingangsrechnungen verwalten – also Belege für Materialeinkauf, Miete, Betriebskosten, Werkzeuge, Tankbelege und ähnliches. Am besten fotografierst du Papierbelege sofort mit dem Smartphone und speicherst sie monatlich sortiert in einem Cloud-Ordner.
Wie übergebe ich die Belege an meine Steuerberatung?
Speichere alle digitalisierten Eingangsrechnungen monatlich sortiert in einem Cloud-Ordner. Am Monatsende gibst du deiner Kanzlei einen Link zu diesem Ordner oder lädst die Dateien in ein gemeinsames Austauschportal hoch.
Was ist der Vorteil eines eigenen Zugangs für meinen Steuerberater?
Deine Kanzlei kann die benötigten Daten selbst abrufen, wann immer sie diese braucht. Du musst nicht mehr jeden Monat manuell Exportdateien erstellen und versenden. Die Steuerberatung sieht dabei nur buchhaltungsrelevante Daten wie Rechnungen und das Kassenbuch – keine privaten Notizen oder andere Werkstatt-Details.
Wie richte ich einen Zugang für meinen Steuerberater ein?
Gehe zu „Optionen → Benutzer → Benutzer einladen“ und versende eine Einladungsmail an die E-Mail-Adresse deiner Kanzlei. Wähle dabei die Berechtigung „Steuerberater“ aus. Das Passwort kann sich der Benutzer selbst festlegen.
Welche Buchhaltungsprogramme werden unterstützt?
easyWerkstatt unterstützt die gängigen Buchhaltungsprogramme wie DATEV, BMD und RZL. Die Exportdateien sind so aufbereitet, dass sie direkt importiert werden können.
Was muss ich bei der Einrichtung des Buchhaltungsexports beachten?
Unter „Optionen → Buchhaltung“ trägst du einmalig in Abstimmung mit deiner Steuerberatung die Erlöskonten, Steuercodes und (für DATEV-Nutzer) die Berater- und Mandantennummer ein. Diese Einstellung erfolgt nur einmal und sorgt dafür, dass die Daten perfekt zu deinem Buchhaltungssystem passen.
