Kleiner Einblick in das Unternehmen

easyWerkstatt ist eine Werkstattsoftware. Soviel ist klar. Doch was steckt dahinter? Oder besser wer? Ich als Gründer von easyWerkstatt möchte ein bisschen etwas über die Entstehung, die Hintergründe und den weiteren Verlauf erzählen.
Kurz zu meiner Person: Ich habe nach der HTL Ausbildung immer als Techniker gearbeitet. Habe mich 2011 nebenbei selbstständig gemacht und bin 2012 ganz in die Selbstständigkeit umgestiegen. Ich interessiere mich sehr für alles, was Automatisierung betrifft und finde, dass man viele lästige, langweilige Aufgaben, speziell im Büro auch einen Computer machen lassen kann.

Die Entstehungsgeschichte

Thomas Grömer Konzeption Management 2013-2014 hatte ich schon in Richtung Werkstattsoftware überlegt, weil ein Bekannter, der eine KFZ-Werkstatt betreibt verzweifelt versucht hat, eine passenden Softwarelösung für seinen Betrieb zu finden. 2015 habe ich dann mit 10 Werkstätten zusammen den Schritt gewagt und habe angefangen genau festzustellen, was kleine KFZ-Betriebe brauchen. Ich habe mit einem Kollegen aus früheren Projekten angefangen die Software nach diesen Wünschen zu bauen. Nach einem halben Jahr Entwicklung haben Ende 2015 die ersten Betriebe getestet und im Jänner 2016 sind die ersten beiden Betriebe dann offiziell mit der Software gestartet. Im ersten Halbjahr 2016 gab es noch viel zu tun um die Software anzupassen und zu verbessern. Es gibt schließlich immer Dinge, an die man in der Planung nicht denkt und die sich erst dann zeigen, wenn jemand wirklich mit einem Produkt arbeiten muss. Mitte 2016 war easyWerkstatt so weit, dass man es mit gutem Gewissen verkaufen kann und ich habe begonnen, mich auf die Suche nach mehr Kunden zu machen. Ich musste viele Dinge ausprobieren und anfangs war es mühsam die Leute zu erreichen. Erst nach und nach hat sich der Name easyWerkstatt verbreitet und seit Ende 2016 freue ich mich über einen sehr großen Zustrom an Neukunden, die mit easyWerkstatt arbeiten wollen.

Ich sehe die Kunden mehr als Partner

Warum habe ich mich für kleine, freie Werkstätten entschieden? Nun, die Frage ist relativ leicht zu beantworten.
  • Ich bin selbst eine kleine Firma und arbeite gerne mit kleinen Firmen
  • Ich kenne nur nette Mechaniker 🙂
  • Bis jetzt sind die Softwarelösungen in dem Bereich alle zu kompliziert
  • Kleine Werkstätten sollten am Markt die gleichen Chancen haben, die große Konzerne
  • Ich verstehe nichts von Autos, aber viel von Software
In Österreich gibt es ca. 1500-2000 Werkstätten, für die easyWerkstatt als Softwarelösung gut passen würde. Mittlerweile nutzen 62 Werkstätten (Stand Anfang März 2017) easyWerkstatt und es kommen monatlich zwischen 5 und 10 neue hinzu. Bis jetzt gab es nur eine einzige Kündigung Aufgrund der Schließung einer Werkstatt. Ich bin der Meinung, dass es wichtig ist, dass sich Interessenten die Software im Vorhinein genau ansehen und easyWerkstatt nur verwenden, wenn es auch zu ihrem Betrieb passt. easyWerkstatt soll den Kunden auch etwas bringen! Ich sehe die Werkstätten mehr als Partner!
Die Werkstätten helfen mir easyWerkstatt besser zu machen und easyWerkstatt hilft ihnen bei der Büroarbeit!
Darum gibt es auch keine Mindestvertragslaufzeit und keine Kündigungsfrist. In einer Partnerschaft zwingt man niemanden etwas auf, das er, oder sie nicht braucht. Wenn easyWerkstatt nicht mehr zum Betrieb passt, helfe ich gerne bei der Suche nach einer besseren Lösung und bei der Übertragung aller Daten, damit ordentlich weiter gearbeitet werden kann.

Die Finanzierung

Bis jetzt (März 2017) habe ich in easyWerkstatt knapp 100.000€ und ca. 5000 Arbeitsstunden investiert. Daran erkennt man, dass es für mich ein sehr wichtiges Projekt ist. Das Geld setzt sich aus Ersparnissen, einem Kredit und einer Förderung der FFG zusammen. Meine eigene Arbeitszeit ist davon bis jetzt natürlich nicht bezahlt worden. In dieser Zeit war auch keine Zeit für Krankenstand, oder Urlaub und sehr wenig Zeit für Weihnachten. Wenn ich meine durchschnittlich 60 Wochenstunden mit 35€ bezahlen müsste, würde der Finanzierungsbedarf bis jetzt Richtung 300.000€ gehen. Natürlich ist das ein Risiko und gab auch sehr viele schlaflose Nächste in denen ich nicht gewusst habe, ob sich alles ausgeht, oder ich dann 2 Jahre später mit Schulden und einer Software dastehe, die keiner haben will. Ich denke aber das kennen auch alle meine Kunden, die schließlich selbst ein Unternehmen gegründet haben und jeden Tag hart dafür arbeiten!

Meine Arbeit für easyWerkstatt

In einem Unternehmen, dass Software entwickelt gibt es jede Menge zu tun. Damit man sich das besser vorstellen kann, hier einige der Aufgaben:

Planung / Entwicklung / Kontrolle

ListeWelche Funktionen kommen wann in die Software? Die Entscheidung ist oft gar nicht so einfach. Viele Kunden brauchen dringend unterschiedliche Änderungen und natürlich wäre es immer am besten, wenn alles sofort passiert. Hier versuche ich mit möglichst vielen Kunden zu sprechen um immer wieder zu entscheiden, was gemacht werden soll. Natürlich gibt es auch den ein oder anderen Fehler, zu dem es dann zu entscheiden gilt, ob man noch eine Version lang damit leben könnte, oder er doch gleich behoben werden muss, auch wenn das bedeutet, irgendetwas anderes verschieben zu müssen. Danach muss ich die Funktionen und Fehler in Arbeitspakete verwandeln, die ich meinen Entwicklern übergeben kann. Dazu gehört oft auch, dass ich mir überlege, wie eine Oberfläche aussehen soll, damit sie einfach und praktisch zu bedienen ist. Wenn die Arbeit der Entwickler dann abgeschlossen ist, kommen die Arbeitspakete wieder zu mir zurück und ich teste dann sorgfältig, ob auch alles ordentlich funktioniert. Immer wieder, fallen hier auch nochmal Punkte auf, die ich anfangs nicht mitbedacht habe und es müssen Änderungen gemacht werden. Bevor dann eine neue Version eingespielt wird, teste ich nochmal die gesamte Software, damit es keine bösen Überraschungen gibt.

Support / Einrichtung

Egal, wie einfach eine Software-Lösung ist, Fragen gibt es immer… und dass ist auch gut so!
Einer der wichtigsten Punkte ist für mich, dass sich meine Kunden auch melden, wenn sie Fragen haben! Nur dadurch finde ich heraus, welche Teile der Software noch verbessert werden können, welche Funktionen fehlen, oder welche Teile der Software am häufigsten genutzt werden. Wir erweitern das Programm ständig und genau dafür sind die Gespräche mit den Kunden so wichtig. Auch die Einrichtung gemeinsam mit neuen Kunden braucht viel Zeit. Es müssen Daten importiert, Dokumentenvorlagen angepasst und Zugänge eingerichtet werden. Im Moment mache ich das mit jedem einzelnen neuen Kunden selbst um genau zu lernen, was bei der Einrichtung wichtig ist. Natürlich sollte diese Einrichtung nach und nach automatisch ablaufen, damit etwas mehr Zeit für die Entwicklung bleibt, auch wenn die Neukunden monatlich mehr werden. Bei nun fast 70 Werkstätten (Stand März 2017) ist der Support bereits einer der größten Brocken an Arbeit und seit Ende Februar 2017 besteht das Support Team neben mir, zusätzlich noch aus einer Teilzeit-Support-Mitarbeiterin.

Marketing

Damit easyWerkstatt auch bekannt wird und die Software möglichst vielen Betrieben die Arbeit erleichtern kann, muss natürlich etwas Werbung gemacht werden. Hier muss ich mit Magazinen verhandeln, Briefaussendungen abwickeln, Messebesuche organisieren, Internetwerbung schalten, die Webseite betreuen, Suchmaschinenoptimierung betreiben, …. Neben dem zeitlichen Aufwand verschlingt das Marketing natürlich auch einiges an finanziellen Mitteln.

Partnerschaften

Immer wichtiger wird es gut mit anderen Unternehmen im Bereich Automotive zusammen zu arbeiten. Das betrifft z.B. die Teile-Lieferanten, damit easyWerkstatt auch immer aktuelle Artikellisten von allen wichtigen Anbietern zur Verfügung stellen kann. Außerdem sind auch Schnittstellen zu sonstiger Software, die in Werkstätten zu finden ist, sehr wichtig: Das reicht von der Buchhaltungssoftware, über das „Pickerlprogramm“ in späterer Folge hin bis zu den Prüfgeräten. Zusätzlich gibt es auch Vertriebs-Partnerschaften mit verschiedenen Lieferanten, die easyWerkstatt ihren Kunden weiterempfehlen.