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Wir machen die Lohnverrechnung jetzt selbst

„Die Lohnverrechnung ist extrem kompliziert und kaum ein Unternehmen macht das selbst“, dachten wir bis jetzt. Vielleicht stimmt das auch, dass die Lohnverrechnung kompliziert sein kann, aber für kleine Firmen, mit ein paar Mitarbeitern, die sehr regelmäßig arbeiten, ist es auf jeden Fall machbar.

Warum wollten wir die Lohnverrechnung selbst machen?

Bis vor Kurzem hatten wir einen externen Lohnverrechner und der Ablauf war wie folgt: Einmal am Ende des Monats kommt ein PDF mit allen Lohnzetteln für alle Mitarbeiter und einem Auszahlungsjournal mit allen Beträgen für die Überweisungen an Mitarbeiter, Finanzamt, Gesundheitskasse, usw. Dann musste sich jemand hinsetzen, das PDF in einzelne Lohnzettel aufteilen, an alle Mitarbeiter einzeln versenden und anschließend die Überweisungen alle ins Netbanking eintippen.
Wenn sich bei einem Mitarbeiter etwas änderte, schickten wir eine E-Mail.

Das System hatte für uns 4 Nachteile:

  • langweilige Arbeit, die leicht automatisiert werden könnte
  • Kosten für die Lohnverrechnung
  • die gesamten Lohkosten erfuhren wir erst am Ende des Monats
  • man kann selbst als Firma nichts ändern

Darum recherchierten wir und fanden Lohnbot.

Was macht Lohnbot?

Lohnbot macht erstmal alles, was vorher der Lohnverrechner gemacht hat. Zusätzlich versendet er gleich alle Lohnzettel einzeln an die Mitarbeiter und spuckt 2 XML-Dateien aus, mit denen mal die Banküberweisungen einspielen kann. Doch der größte Vorteil in unseren Augen ist, dass man alle Einstellungen zu den Mitarbeitern, Dienstverhältnissen und Gehältern selbst machen kann!

… und es ist nicht kompliziert

Wie haben wir den Umstieg auf die eigene Lohnverrechnung gemacht?

Zuerst haben wir uns angemeldet zu einem Testzugang. Das kannst du sofort unter https://app.lohnbot.at/ erledigen und es ist genauso einfach, wie bei easyWerkstatt.

Dann haben wir alle Mitarbeiter und die Dienstverhältnisse angelegt. Das war etwas Aufwand, aber das meiste an Infos hatten wir sowieso und einen Teil konnten wir mit den alten Lohnzetteln herausfinden. Alles was nicht klar war, erklärt das Programm selbst, oder der nette Support.

Firmendaten

Wenn du dir das erstmal nur ansehen willst, gibt es einen Kennenlernmodus, der dir erlaubt erstmal alles auszuprobieren. Außerdem kannst du festlegen, ab welchem Monat du mit Lohnbot arbeiten willst, und ab wann die Daten von Lohnbot direkt auch an die Körperschaften (Gesundheitskasse, usw.) weitergegeben werden.

Das ist superpraktisch zum Start, weil wir damit erstmal 2 Monate parallel die Lohnverrechnung selbst mitführen konnten, ohne irgendwas falsch machen zu können. Wir haben dann die Lohnzettel und Beträge mit denen des externen Lohnverrechners verglichen und es stimmte alles überein.

Welche Informationen zur Firma braucht Lohnbot?

Zuerst haben wir alle Daten zur Firma eingegeben.

  • Kollektivvertrag
  • Zuständiges Finanzamt
  • Steuernummer
  • Gesundheitskasse + Beitragsnummer
  • Gemeinde/Magistrat + Kontodaten
  • Arbeitsstättenadresse

Wie funktioniert das Anlegen eines Mitarbeiters?

Kurz gesagt: sehr einfach. Das Formular ist gut gestaltet und neben Felder, die vielleicht noch etwas Erklärung brauchen, ist ein Fragezeichen, dass genauere Informationen ausspuckt.

Mitarbeiter anlegen

Wenn die Stammdaten eingetragen sind, kannst du das Dienstverhältnis anlegen.

Dienstverhältnis anlegen

Das Gehalt gibst du noch über den Reiter Übersicht ein. Das Gehalt kann jederzeit geändert werden und bevor die Daten raus gehen, kannst du alles nochmal kontrollieren.

Übersicht

In dieser Übersicht werden alle Mitarbeiter mit Lohn- und Lohnnebenkosten für das ausgewählte Monat angezeigt. Wenn dann alles in Ordnung ist, klickst du unten auf den großen „abschließen“-Knopf und Lohnbot erledigt den Rest.

Monat für Monat ist dann die einzige Arbeit, einmal auf diesen Knopf zu drücken und anschließend die XML-Datei ins Netbanking hochzuladen, bzw. den Buchhaltungsexport an den Buchhalter weiterzuleiten.

Man könnte sogar noch den Klick auf den Knopf monatlich an einem eingestellten Datum automatisch erledigen lassen, aber im Moment ist es uns lieber, die Daten noch mal zu sehen, bevor alles rausgeht. Obwohl wir noch nie etwas ändern mussten.

Fazit

Nach 3 Monaten mit Lohnbot sind wir sehr zufrieden mit der Entscheidung, umzusteigen. Es ist weniger Aufwand und die Kosten für die Lohnverrechnung sind ca. auf die Hälfte geschrumpft. Wärend des Umstiegs sind ein paar Fragen aufgetaucht und man muss sich schon etwas damit beschäftigen, damit es klappt, aber wir finden, dass es das auf jeden Fall wert ist.

Weitere Infos zu Lohnbot: https://www.lohnbot.at/