Serienbrief zur Erinnerung ans Pickerl

Felder in Serienbrief einfügen

Alle Jahre wieder… ist die §57a Überprüfung fällig. Mit einem Serienbrief kann ein Mechaniker seinen Kunden helfen, den Termin nicht zu vergessen und vielleicht den ein oder anderen Kunden in seine Werkstatt holen, der sonst wo anders hingefahren wäre. So funktioniert’s:

Adressen für den Serienbrief aufbereiten

Zuerst braucht man alle Daten für den Serienbrief in einer Excel Tabelle. Diese sollte alle Adressen von Kunden enthalten, deren Fahrzeuge aktuell zur Überprüfung fällig sind. Diese Daten kann man natürlich selbst zusammensuchen und die Liste jeden Monat manuell schreiben…

Allerdings geht es auch einfacher: Viele Programme zur Kundenverwaltung bieten einen Export dieser Daten als Excel. So auch easyWerkstatt.

Serienbrief Daten aus easyWerkstatt

Der Export der aktuellen Adressliste für alle zur Pickerlprüfung fälligen Fahrzeuge inkl. Kundenanschrift, Telefon und E-Mail-Adresse klappt in easyWerkstatt ganz einfach:

Durch einen Klick auf Fahrzeuge§57a ÜberprüfungenExportieren wird eine Excel Adressliste erstellt.
Serienbrief Daten Excel
Das ist die Adressdatei die wir später für Word brauchen. Diese muss auf dem Computer so gespeichert werden, dass sie später leicht zu finden ist.

Bei selbst erstellten Listen bitte diesen Aufbau einhalten um dieser Anleitung weiter folgen zu können!

Serienbrief mit Microsoft Word erstellen

  • Ein neues Dokument in Microsoft Word öffnen
  • Klick auf Sendungen und Vorhandene Liste verwenden
Serienbrief Daten auswählen
  • Die Adressdatei (vorher abgespeichert) für den Serienbrief auswählen
  • Unter Empfängerliste bearbeiten, können die Daten überprüft werden
Serienbrief Empfängerliste
  • In den Brief können nun alle Felder eingefügt werden
Felder in Serienbrief einfügen
  • Die Platzhalter werden später durch die eigentlichen Daten ersetzt (statt << PLZ >> erscheint dann jeweils die Postleitzahl des Kunden)

Hier ein Beispiel eines Serienbriefes mit den Platzhaltern:

Serienbrief Beispieltext