Von früher kennt man die Software noch eher so, dass sie auf dem Computer installiert ist und Daten auf der Festplatte gespeichert sind. Wenn man auf mehreren Geräten darauf zugreifen will, kommen Netzwerktechnik oder eigene Server ins Spiel, die man meist teuer kaufen, einrichten und auch regelmäßig warten, updaten und sichern muss. Wenn du dich selbst genug damit auskennst, kannst du das vielleicht selbst. Sonst musst du dir immer wieder externe in die Werkstatt holen, welche die Arbeiten durchführen.
Der Cloud Ansatz wäre, dass die Software und die Daten auf einem Server im Internet laufen und du dich von der Werkstatt aus nur im Programm anmeldest. Das heißt, das Programm braucht nicht auf deinem Computer installiert werden.
Das hört sich vielleicht zuerst komisch an. Warum sollte man seine Daten und Software aus der Hand geben? Im Prinzip ist es das Gleiche, wie mit einem Auto! Man kann es selbst reparieren, oder in die Werkstatt fahren. Die meisten Menschen sind keine Mechaniker und vertrauen lieber der Werkstatt. Warum also nicht auch die Software jemandem überlassen, der sich damit auskennt? Dann musst du dich nicht mehr selbst darum kümmern.
Der Vergleich der Kosten ist nicht ganz so einfach. Software, die du selbst installierst, kannst du meist zum Einmalpreis kaufen. Dann gibt es oft Wartungsverträge, über die du dann Support und manchmal auch kleine Updates bekommst. Größere Updates sind meistens extra zu bezahlen.
Wann du so ein großes Update brauchst, ist auch schwer abzuschätzen. Manchmal gibt es gesetzliche Änderungen, die dich dazu zwingen. Manchmal Sicherheitslücken, die ohne Update Probleme machen können. Dazu kommt, dass man dadurch auch mehr Bedarf an Geräten und IT-Dienstleistungen hat, weil die Computer und evtl. Server gekauft und eingerichtet werden müssen.
Unterm Strich ist also die Berechnung der Kosten für “gekaufte” Software sehr schwierig. Der Preis der Software an sich ist meistens nur ein sehr kleiner Teil der Kosten.
Cloud-Software ist meist gemietet. Das heißt man kennt genau die monatlichen Kosten und hat auch keine größere Investition vorab. Man braucht keine eigenen Server oder spezielle Computer. Man braucht auch kein Personal, das vor Ort etwas einrichtet, oder installiert. Einfach einsteigen und nutzen, mit dem Gerät, das schon da steht und ein kleiner fixer monatlicher Preis der alles abdeckt.
Die Antwort ist also:
Sicherheit ist ein großes Thema. Du willst sicher nicht, dass deine Kundendaten in falsche Hände fallen, oder deine ganzen Rechnungen auf einmal weg sind.
Du kennst das ja: Du solltest regelmäßig Backups machen. Eine regelmäßige Sicherung auf ein zusätzliches System stellt sicher, dass deine ganzen Daten bei einem Problem mit deinem Computer nicht verloren sind. Doch wie oft machst du das? Eine externe Festplatte jeden Tag anschließen? Oder lieber doch nur einmal in der Woche? Irgendwann vergisst man dann auch mal. Bei Software in der Cloud werden Backups meist stündlich, oder zumindest täglich gemacht und das nur für den Fall, dass der Server ein Problem hat. Dein eigener Computer spielt dabei keine Rolle. Wenn der kaputt geht, kannst du einfach einen anderen verwenden und alle Daten sind sofort wieder da. Kein Sichern und kein Wiederherstellen.
Außerdem musst du sicherstellen, dass niemand fremdes Zugriff auf die Daten bekommt. Wenn du dich um deine Software und deine Daten selbst kümmerst heißt das, dass du sicherstellen musst, dass niemand an deinen Computer ran kommt, dass er sich keinen Virus einfängt, dass dein Backup irgendwo gut verschlossen ist, usw. Das meiste davon übernimmt bei Cloud-Software der Anbieter. Alle Daten liegen auf dem Server. Das heißt ein Virus auf deinem Computer spielt in der Regel keine Rolle. Die Server stehen in einem gesicherten Rechenzentrum in das man sich nicht so leicht reinkommt. Kritische Daten werden auf dem Server verschlüsselt gespeichert. Wenn es also jemand schaffen sollte, die Daten trotzdem irgendwie zu klauen, dann sind sie in der Regel unbrauchbar.
Was spricht für die Cloud?
✔️ keine Installation nötig
✔️ keine Wartung nötig
✔️ auf fast allen Geräten nutzbar
✔️ von überall aus nutzbar
✔️ mehrere Benutzer können problemlos zugreifen
✔️ Datensicherungen werden automatisch gemacht
✔️ Datensicherheit wird von Experten vorgenommen
✔️ bei allen Fragen gibt es einen Ansprechpartner
✔️ die Kosten für deine IT sinken
Was spricht gegen die Cloud?
❌ eine schlechte Internetverbindung
Am Ende bist du Unternehmer und musst das natürlich selbst abschätzen. Wenn du dir noch unsicher bist, kannst du die meisten Cloud-Lösungen auch einfach sofort ausprobieren. So wie bei unserer Software. Diese kannst Du risikolos testen und dann siehst du auf jeden Fall mal, ob du damit gut arbeiten kannst.
Teste jetzt. In wenigen Minuten bekommst du eine E-Mail mit den Zugangsdaten und kannst sofort los legen. Du kannst dich dann selbst davon überzeugen, ob easyWerkstatt zu deiner Werkstätte passt.
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Lydia